Ефективне запрошення кандидатів на співбесіду: секрети успішної комунікації для ейчарів і керівників

admin

Спосіб і рівень комунікації безпосередньо впливають на відношення до вакансії і, як наслідок, на відсоток доходимости. Тому основне завдання ейчара на початкових етапах воронки найму – встановити довірчий контакт з претендентом. Але перш ніж почати спілкування з кандидатом чи запрошувати його на співбесіду, варто визначитися з форматом комунікації.

Телефонний дзвінок

Це найпоширеніший варіант першого спілкування з кандидатом. Під час телефонного інтерв’ю ейчар може уточнити досвід і очікування від вакансії, коротко нагадати умови роботи і відповісти на питання. Після чого вже запрошувати на зустріч. У середньому запрошення на співбесіду по телефону займає 10-15 хвилин. Якщо розумієте, що дзвінок займе більше часу, про це варто попередити заздалегідь і домовитися на зручний час. Наприклад, відбір проходить у кілька етапів, один з яких – первинне інтерв’ю з ейчаром.

Під час дзвінка тримайте перед очима резюме претендента, щоб швидко перевірити факти біографії – досвід і колишні місця роботи. Відповіді кандидата про мотивації, очікування від вакансії та інше краще відразу фіксувати в CRM. В подальшому це допоможе прийняти остаточне рішення. Якщо досвіду запрошень небагато, можна використовувати скрипти. Текст краще не читати, щоб не виглядати роботом, а просто спиратися на питання під час дзвінка. Будьте організовані: заздалегідь відкрийте актуальний календар, перевірте часовий пояс, за яким живе кандидат, якщо вакансія віддалена. Це допоможе вибудувати комфортний діалог, а здобувачеві не доведеться вас довго чекати.

Біля телефонного інтерв’ю є свої мінуси:

додзвонитися буває складно – багато кандидатів, навіть перебуваючи в пошуку роботи, не відповідають на дзвінки з незнайомого номера;
кандидат може бути зайнятий під час дзвінка і буде поспішати з відповідями;
деякі кандидати воліють спілкуватися з ейчаром поштою або в месенджерах.

Електронна пошта

Якщо здобувач написала в резюме, що йому зручніше спілкуватися по електронній пошті – пишіть, а не телефонуйте. Запросити на співбесіду в листі можна і в тому випадку, коли не вдається додзвонитися.

У разі масового підбору дуже виручають готові шаблони листів. Але якщо ви шукайте працівника на керівну посаду або унікального фахівця, зацікавити кандидата допоможе індивідуальний підхід. Уважно вивчіть резюме і напишіть персональне лист. Покажіть, що досвід кандидата ідеально підходить під ваші вимоги. У листи завжди повинні бути тема і чітка структура. В темі відразу вкажіть назву вакансії, компанію і формат – офіс або віддалена робота. Якщо знаєте зарплатну вилку, додайте в тему і її. Наприклад: Головний редактор, видавництво «Деткнига», 100-120 тис. ₽, офіс.

Структура листа залежить від його мети. Зазвичай перший лист від ейчара будується за такою схемою:

Привітання.
Короткий опис компанії та вакансії.
Питання кандидату – не більше 3-5. Тут же можна уточнити, чи цікава вакансія.
Контакти для зв’язку.

Зазвичай спілкування по електронній пошті займає кілька листів: знайомство і питання до кандидата – відповідь – запрошення на інтерв’ю. Але листування може затягнутися, якщо питання виникають поступово як у ейчара, так і у кандидата. Про що важливо пам’ятати, складаючи лист:

Будьте лаконічні. Пишіть ємко, не розписуючи принади компанії на кілька сторінок. Ставте головне в початок пропозицій.
Дотримуйтесь tone of voice – стиль спілкування компанії з зовнішнім світом. Креативне маркетингове агентство може спілкуватися з кандидатом на «ти» і акуратно пожартувати, міська адміністрація – навряд чи.
Перевірте текст на помилки перед відправкою.

Месенджери

Деякі кандидати вибирають спілкування в Ватсапе або Телеграме замість стандартних дзвінків і листів. Наприклад, серед IT-фахівців: розробників, тестувальників, аналітиків – це нормальна практика. Якщо в резюме зазначено такий бажаний спосіб зв’язку, напишіть повідомлення, а не телефонуйте. У спілкування з кандидатом в месенджерах є свої особливості. Не варто писати лонгриди або, навпаки, відправляти багато питань окремо, краще вмістити все в парі компактних повідомлень. Спілкування в месенджерах, як правило, проходить швидше, ніж по пошті. При цьому ейчару важливо оперативно відповідати на запитання кандидата, показувати свою зацікавленість. Як же запросити кандидата на інтерв’ю? У різних варіантів комунікацій є свої нюанси, але структура бесіди найчастіше будується на наступних етапах.

Основні етапи запрошення на співбесіду

Привітання та встановлення контакту

Для початку привітайтеся, представтеся і повідомте назву компанії. Якщо кандидат не уточнив в резюме, що з ним краще спілкуватися на «ти», обмежтеся обережним «ви». В подальшому, наприклад на очному співбесіді, можна буде запитати, як кандидату комфортніше вести діалог. Перш ніж задавати запитання, переконайтесь, що співрозмовнику зараз зручно спілкуватися і він ще знаходиться в пошуку роботи. Коротко розкажіть про компанії та вакансії: особливості роботи, обов’язки, вимоги, умови. Якщо претендент вже знайшов роботу, ввічливо попрощайтеся і відразу зробіть позначку в системі обліку кандидатів, щоб не дзвонити знову.

Питання ейчара

Під час першого контакту не варто проводити повноцінну співбесіду і завалювати кандидата питаннями, обмежтеся трьома або п’ятьма. Наприклад, можна попросити розповісти про минулому досвіді роботи і причину, за якої кандидат зараз в пошуку. Уточніть, чого він чекає від майбутньої роботи і працює зараз.

Відповіді на запитання до кандидата

Обов’язково дайте співрозмовнику можливість задати питання і вам. Відповідайте чесно і не кажіть того, в чому ви не впевнені.

Приклад. Якщо кандидат запитує, чи є в компанії система наставництва, а ви знаєте, що новому співробітнику доведеться занурюватися в роботу самому, не треба обіцяти наставника з першого дня. У своїх відповідях робіть акценти на тому, що важливо кандидату. Співрозмовник шукає нову роботу через постійні затримки зарплати? Розкажіть, що у вашій компанії всі виплати приходять вчасно. Але тільки в тому випадку, коли це відповідає реальності.

Вибір дати і часу

Після обговорення вакансії і взаємних очікувань запрошуйте на співбесіду. Заздалегідь відкрийте свій актуальний календар і запропонуйте кілька варіантів часу, щоб у кандидата був вибір. Якщо ви шукаєте працівника на удаленку і розглядаєте кандидатів по всій Росії, обов’язково перевірте часовий пояс здобувача. Після того як ви визначитеся з датою і часом зустрічі, відразу ж зафіксуйте їх в CRM.

Уточнення особливостей співбесіди

Розкажіть кандидатові, як пройде співбесіду, скільки воно триватиме, хто буде на ньому присутнім. Навчання для HR-менеджераОсвойте методи оцінки персоналу і навчитеся застосовувати їх у роботі. Якщо зустріч пройде віддалено, попросіть підготуватися: вибрати тихе місце, знайти навушники і мікрофон. Уточніть електронну пошту, на яку можна надіслати лист-нагадування з посиланням на сервіс відеоконференцій та інструкцію з підключення. Якщо кандидата чекає очна співбесіда в офісі, розкажіть, як доїхати і знайти місце зустрічі. Нагадайте взяти з собою паспорт, якщо в будинку пропускна система.

Завершення розмови

Резюмируйте підсумки, ще раз озвучивши домовленості. Уточніть, чи не залишилося у кандидата питань. Не забудьте подякувати за приділений час і назвіть свої контакти для зв’язку. Запрошуючи на співбесіду, ейчару важливо відповісти на всі ваші кандидата питання, закрити можливі заперечення. Але є теми, на які не варто говорити по телефону або в листуванні.

Заборонені теми

Наприклад, кандидат говорить про те, що втомився від рутинних завдань і чекає творчості на новій роботі. Але замовник не вказав це в обов’язках. Тоді краще прямо сказати, що кандидат зможе задати питання нанимающему менеджеру на співбесіді.

Давати оцінку майбутньому керівникові

Іноді кандидати запитують ейчара про характер майбутнього керівника і формат роботи з ним. Не давайте особистісних характеристик колегам, дайте можливість співрозмовнику самому зробити висновки.

Називати точну суму зарплати, знаючи тільки вилку

Питання оплати під час пошуку роботи – один з головних. Кандидат може попросити ейчара назвати остаточну суму заробітної плати ще під час запрошення на співбесіду. Звичайно, суму можна і навіть потрібно озвучити, якщо вона відома заздалегідь і вже не зміниться. А ось якщо зарплата залежить від рівня здобувача і поки замовник готовий вказати лише зарплатну вилку, назвіть кандидату верхню і нижню межі.

Корисні прийоми, щоб зацікавити кандидата

Бути доброзичливим

Дружний колектив і комфортну атмосферу обіцяють практично всі вакансії. Але якщо ейчар відповідає на питання крізь зуби, постійно відволікається, квапить або тисне на кандидата, в дружний колектив повірити складно. Тому проявляйте зацікавленість, будьте тактовні і говорите з посмішкою – її відчувають навіть під час телефонної розмови. Кандидати оцінюють компанію в тому числі і по поведінці ейчара.

Розповісти цікавий факт про компанію

Уважно слухайте відповіді кандидата та використовувати їх на свою користь. Особливо корисні відповіді, що підсвічують мотивацію. Наприклад, якщо здобувач хоче рости як експерт, а ваша компанія регулярно проводить митапи і організовує безкоштовне навчання для співробітників – обов’язково розкажіть про це.

Відправити лист або смс після запрошення по телефону

Обов’язково продублюйте дату, час і адресу в листі на електронну пошту кандидату. Для очного співбесіди додайте схему проїзду і карту, для співбесіди онлайн – посилання на зустріч. Не забудьте додати свій номер телефону на випадок питань. Запросити на співбесіду вподобаного кандидата мало, треба ще грамотно провести інтерв’ю. У цьому допоможе від Контур. Школи. Практикум буде корисний і професійним ейчарам, і керівникам, які часто беруть участь у співбесідах.